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Mit den Prüfläufen kann gezielt nach Unstimmigkeiten in der Datenbank gesucht werden. Falls ein Benutzer die Software zu einem ungünstigen Zeitpunkt per Taskmanager beendet (weil ein Vorgang vermeintlich zu lange dauert) , ein PC abstürzt oder eine Netzwerkverbindung unterbrochen wird, kann es zu Fehlern in der Datenbank kommen.

Mit den Prüfläufen können Probleme aufgedeckt und behoben werden.



Belege mit ungültiger Partnernummer suchen

Normalerweise können nur Partner gelöscht werden, denen keine Dokumente zugeordnet sind. 
Probleme kann es geben, wenn 

    • über direkten Datenbankzugriff ein Partner gelöscht wird 
    • eine Partnernummer geändert wird, aber der Benutzer die Software abbricht, bevor der Vorgang abgeschlossen ist 

Folge: Dokumente mit ungültiger Partnernummer erscheinen in keiner Ergebnisliste - sind quasi unsichtbar

Der Prüflauf listet alle ungültigen/fehlenden Partnernummern. Nach dem Prüflauf müssen Sie manuell Partner mit den beanstandeten Nummern anlegen. Danach sind die Dokumente wieder sichtbar.


Belege mit ungültiger Bereichsnummer suchen

Falls ein Bereich gelöscht wurde, der Dokumente enthielt, sind die Dokumente zwar noch vorhanden, können aber nicht mehr angezeigt werden. Der Prüflauf listet fehlende Bereichsnummern. Wenn Sie manuell neue Bereiche mit diesen Nummern anlegen, werden die Dokumente wieder sichtbar. Die Dokumente können aber nur angezeigt werden, wenn auch der Pfad korrekt angelegt wird. Den Pfad müssen Sie im Ausschlussverfahren ermitteln: Welcher Pfad ist im Archivverzeichnis angelegt, taucht aber in der Bereichsliste nicht auf. 


Belege mit ungültiger Belegart suchen

Wenn Belegarten gelöscht oder geändert werden, kann es möglicherweise zu Fehlern kommen. Dokumente mit ungültiger Belegart können nicht angezeigt werden. Der Prüflauf kann Fehler finden, aber nicht beheben. Falls ungültige Belegarten gefunden werden, kann der Fehler nur durch den Support behoben werden!


Nach fehlenden Dateien suchen

scan2find speichert die Zuordnungsdaten in der Datenbank ab. Die Dokumente werden jedoch im Archiv-Verzeichnis abgelegt. Nun kann es vorkommen, dass ein Benutzer mit dem Windows Explorer im Archiv-Verzeichnis Dateien löscht oder versehentlich Verzeichnisse verschiebt. Der Prüflauf listet alle Dateien auf, die im Archiv-Verzeichnis fehlen. In Abhängigkeit von den Ergebnissen müssen Sie darauf reagieren.

    • Es fehlen vereinzelt Dateien
      Diese Dateien werden Sie vermutlich nicht wiederfinden. Die Ursache ist schwer zu ermitteln. Sie können versuchen, in älteren Backups nach den Dateien zu suchen.
    • Es fehlen 900-1000 Dateien, alle im selben Verzeichnis
      Mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit hat jemand das Verzeichnis verschoben. Suchen Sie mithilfe des Windows Explorers nach dem fehlenden Verzeichnis. Beginnen Sie mit dem scan2find Archiv-Verzeichnis. Durchsuchen Sie anschließend den ganzen Server. Wenn Sie das Verzeichnis nicht finden, suchen Sie es auf älteren Backups.
    • Es fehlen 100-500 Dateien, alle im selben Verzeichnis
      Es könnte sein, dass ein einzelner PC im Netzwerk mit einem falschen Archiv-Verzeichnis arbeitet. Prüfen Sie auf allen PCs die Pfade zum Archiv. Wenn Sie unterschiedliche Pfade finden, müssen Sie die Dateien aus beiden Pfaden zusammen führen und auf allen PCs den korrekten Pfad zum Archiv einstellen.


Fehlerhafte Weiterleitungen ermitteln

Das Löschen von Benutzern kann dazu führen, dass bei Weiterleitungen der Verweis auf den Absender oder Empfänger ungültig wird. Anhand der Meldungen des Prüflaufs können Sie nach den betroffenen Dokumenten suchen und kontrollieren, ob vielleicht noch etwas erledigt werden muss. 

Das Löschen von Belegen kann dazu führen, dass eine Weiterleitung auf ein nicht existierendes Dokument zeigt. In diesem Fall kann die Weiterleitung ohne Kontrolle gelöscht werden.

Fehlerhafte Weiterleitungen löschen

Hiermit werden die zuvor ermittelten fehlerhaften Weiterleitungen aus dem System gelöscht.


Fehlerhafte Wiedervorlagen ermitteln

Auch bei Wiedervorlagen kann das Löschen von Benutzern oder Dokumenten zu fehlerhaften Einträgen führen.

Sie sollten prüfen, ob bei den betroffenen Dokumenten noch etwas zu erledigen ist.

Fehlerhafte Wiedervorlagen löschen

Hiermit werden die zuvor ermittelten fehlerhaften Wiedervorlagen aus dem System gelöscht.


Partner ohne Belege suchen und auflisten

In der Regel gibt es in einer Datenbank nur wenige Partner ohne Dokumente. Nach dem Löschen von alten Dokumenten oder nach dem Import von Adressen kann es eine größere Anzahl von Partnern ohne Belege geben.

Dieser Prüflauf ermittelt alle Partner ohne Belege und ermöglicht anschließend das Löschen dieser Partner. Damit kann auch ein "schief gelaufener" Import von Adressen wieder rückgängig gemacht werden.

Alle Partner der Liste löschen

Die zuvor vom Prüflauf gelisteten Partner werden aus der Datenbank gelöscht.


Geburtstagsliste reorganisieren

Es kann vorkommen, dass die Geburtstagsliste durch das Anlegen/Löschen von Benutzern oder durch den Import von Adressen inkonsistent wird und dadurch die Anzeige der Geburtstage nicht mehr korrekt funktioniert.
Dieser Prüflauf behebt alle Probleme mit Geburtstagslisten.


E-Mailkonten prüfen

Falls der Loginname eines Benutzers durch einen direkten Datenbankzugriff (=nicht erlaubt!) geändert wurde, können die E-Mails dieses Benutzers nicht mehr angezeigt werden. Der Prüflauf behebt das Problem.


Vorgänge: Partnerzuordnung prüfen

Das nachträgliche Ändern der Partner-, Absender- oder Empfänger-Zuordnung eines Dokumentes kann dazu führen, dass nicht alle beteiligten Partner bei einem Vorgang, in dem das Dokument enthalten ist, angezeigt werden. 

Der Prüflauf listet und korrigiert alle fehlenden Partnerzuordnungen bei Vorgängen.